Rechtliche Grundlagen für die Benutzung der Bestände des Universitätsarchivs bilden das Archivgesetz für den Freistaat Sachsen, die Archivordnung und die Hochschulgebühren- und Entgeltordnung der TU Bergakademie Freiberg sowie die Benutzungsordnung für das Universitätsarchiv.

Danach steht Jedermann, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, ein Nutzungsrecht am Archivgut des Universitätsarchivs zu, soweit nicht Nutzungsbeschränkungen - z.B. datenschutzrechtliche Bestimmungen oder der Erhaltungszustand des Archivgutes - dem entgegenstehen. Nach Genehmigung des Benutzungsantrages erfolgt die Benutzung selbst im Regelfall zu individuell vereinbarten Öffnungszeiten durch persönliche Einsichtnahme in die Archivunterlagen im Lesesaal des Archivs, Prüferstraße 9, wo vier Benutzerarbeitsplätze verfügbar sind. Der Benutzungszweck kann aber auch durch die Erteilung schriftlicher oder mündlicher Auskünfte erfüllt werden.

Die Direktbenutzung, die Auskunftserteilung und die Beantwortung schriftlicher Anfragen für wissenschaftliche, heimatkundliche oder gemeinnützige Zwecke ist ebenso frei von Gebühren wie die Wahrnehmung versorgungsrechtlicher Angelegenheiten oder die Leistung von Amtshilfe. Auch wenn ehemalige oder jetzige Angehörige oder Mitarbeiter der TU Bergakademie Freiberg Auskünfte aus den sie betreffenden Unterlagen verlangen, erfolgt keine Gebührenerhebung. Dagegen werden für die Direktbenutzung bzw. die Auskunftserteilung und Beantwortung schriftlicher Anfragen zu privaten, familienkundlichen oder gewerbsmäßigen Zwecken Gebühren erhoben, deren Höhe sich nach der jeweils geltenden Fassung der Hochschulgebühren- und Entgeltordnung der TU Bergakademie Freiberg richtet. Für familienkundliche Forschungen sind im Rahmen der Gebührenordnung Gebührenermäßigungen möglich.

Die Anfertigung von Reproduktionen aus dem Archivgut ist in der Regel gebührenpflichtig und nur dann möglich, wenn eine Gefährdung oder Schädigung des Archivgutes ausgeschlossen ist.